Waarom heeft NIRAS nood aan een geïntegreerd managementsysteem?

Eén samenhangend geheel

Een geïntegreerd managementsysteem brengt verschillende processen in een organisatie samen in één geheel van afspraken en werkwijzen, met als doel om onze werking efficiënt en gestructureerd te laten verlopen. Concreet stelt het ons onder andere in staat om op uniforme wijze voor de hele organisatie:

• onze beleidsverklaring en strategische doelstellingen uit te werken

• onze processen en activiteiten te beschrijven en te documenteren

• onze werking, interacties en organisatiestructuur te omschrijven

• de rollen en verantwoordelijkheden van onze medewerkers te beschrijven

• interne controle- en verbeterprocessen op verschillende niveaus te implementeren

• risico’s op te volgen, te beheersen en te verminderen

Iedereen op een lijn

We zorgen dat de beschrijving van al onze processen voor de hele organisatie op dezelfde manier gebeurt, zodat al onze werknemers op dezelfde lijn zitten en onduidelijkheden vermeden worden. De procesdocumentatie behandelt zowel de activiteiten binnen een bepaalde dienst als de interacties van collega’s met andere diensten. Enkele concrete voorbeelden zijn: het uniform beheren van documenten, het evalueren van de proceswerking, het melden van veiligheidsproblemen, een uniforme aanpak voor het identificeren van risico’s en het beschrijven en opvolgen van de daaraan gekoppelde maatregelen.

Bij de start van onze activiteiten als nucleair exploitant (Klasse I) van de oppervlakteberging in Dessel zal de veiligheidsautoriteit het IMS evalueren en onderzoeken of we voldoen aan de wettelijke normen. Uiteraard is er in tussentijd al onderling overleg.

Controleproces

Voor de constante controle en verbetering van onze processen, hanteren we een ‘Three lines of defence’-systeem. De eerste lijn zijn evaluaties en bijsturingen in de processen zelf; de tweede lijn zet de lijnen uit voor een gemeenschappelijke aanpak, vergelijkt bevindingen van verschillende processen, ondersteunt en doet analyses van de activiteiten in de eerste lijn; de derde lijn zijn de onafhankelijke analyses of audits.

Buiten deze drie lijnen zijn er nog onafhankelijke controles; onder andere door de veiligheidsautoriteit FANC, het Rekenhof of de bedrijfsrevisoren.

Belangrijk bij al deze analyses is dat er niet alleen nagegaan wordt of de processen correct beschreven en gedocumenteerd zijn, maar ook of de activiteiten wel effectief uitgevoerd worden zoals beschreven en of deze verbeterd kunnen worden. Als er verbetertrajecten uitgewerkt worden, dan wordt de implementatie hiervan opgevolgd via het geschikte kanaal en gerapporteerd aan het management.

De beschrijving van al onze processen voor de hele organisatie gebeurt op dezelfde manier, zodat al onze werknemers op dezelfde lijn zitten.

Kwaliteitsnorm

Aan de basis van ons IMS ligt de ISO 9001-kwaliteitsnorm waar NIRAS in het begin van de jaren 2000 de certificering voor behaalde. Deze norm is een erkende internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen, gebaseerd op verschillende kwaliteitsprincipes. NIRAS combineert deze norm met de specifieke veiligheidsvereisten voor het beheer van radioactief afval. Want onze acties kaderen in een permanente kwaliteitslogica, door op alle niveaus de wettelijke en reglementaire voorschriften nauwgezet na te leven, waarbij de nucleaire veiligheid absolute prioriteit is.

Audits

Om de drie jaar wordt er een hercertificeringsaudit voor de ISO 9001-norm uitgevoerd door een onafhankelijke certificeringsinstelling, de twee jaar ertussen zijn er opvolgingsaudits. De recentste audit voor de hercertificering (oktober 2023) was een succes, evenals de opvolgingsaudit van oktober 2024. Alle processen van NIRAS werden geauditeerd en er werd geen enkele non-conformiteit vastgesteld ten opzichte van de eisen die in de norm staan. Er werden slechts enkele observaties en verbeterpunten geformuleerd. Deze aanbevelingen nemen we mee in onze manier van werken, in het kader van de continue verbetering van de kwaliteit en de veiligheid.